Email Bedol Desa

Screen Shot 2013-10-13 at 6.34.20 PM

Kalau saya bicara tentang transmigrasi bedol desa pasti sudah banyak yang denger, maknanya kurang lebih adalah perpindahan penduduk satu desa penuh ke lokasi lain yang kondisinya lebih rural (desa), pasti ada sebabnya mengapa diperlukan transmigrasi ini, dan tidak selalu dikarenakan oleh keinginan, mayoritas justru karena terpaksa, yang artinya warga tidak diijinkan lagi tinggal di tempat itu, dia harus pindah rumah atau ikut transmigrasi, karena lokasi akan digunakan untuk keperluan lain atau tidak aman untuk ditinggali.

Begitu halnya dengan Email Bedol Desa, ini adalah istilah saya sendiri dimana seorang yang menjabat sebagai penanggungjawab IT membuat keputusan untuk merubah sistem email dari sebuah lembaga atau perusahaan, ya dulu saya lebih sering fokus untuk urusan teknis di IT sebulum akhirnya jatuh cinta pada dunia marketing, di perubahan jenis karir inilah saya mengalami perubahan sistem upah yang sebelumnya absen dihitung menjadi diabaikan, yang sebelumnya lembur dibayar menjadi diabaikan, dari yang tak kenal bonus menjadi dapat bonus, kembali ke topik, keputusan perubahan sistem email itu saya ambil pada awal tahun 2012 lalu, dan langsung saya sampaikan rencana ini ke pimpinan, sebenarnya saya tak perlu ambil pusing jika saya tidak care dengan dana yang dikeluarkan perusahaan, saya merasa tagihan tahunan untuk pembayaran hosting website perusahaan ini terlalu mahal, terlebih di perusahaan hosting yang konon terbesar di Indonesia servicenya keterlaluan payahnya, fatalnya biaya jutaan rupiah yang dibayar tiap tahun itu hanya digunakan untuk membayar timbunan arsip email yang menumpuk sejak tahun 2012 hingga hampir 2,5 GB, sementara arsip itu tak sepenuhnya dipakai bahkan tak pernah dipakai.

Setelah rencana disetujui, saya harus segera mensosialisasikan rencana ini ke semua pemegang akun email perusahaan, utamanya untuk membackup email yang paling penting karena 2 bulan dari sekarang semua sistem email akan direset, ya saya ambil gap yang cukup karena urusan backup itu memang sebaiknya tidak tergesa-gesa, saya sendiri tetap membackup semua file arsip email yang ukurannya 2,5 GB itu lewat jalur backend, sebenarnya tidak yakin betul apakah file backup itu nanti bisa dibuka, tapi saya tetap membackupnya, minimal saya tidak akan menyesal jika telah membackupnya, karena di dunia IT selama ada backup maka pintu troubleshooting tetap terbuka.

Yang paling keteteran dengan rencana saya ini adalah awak redaksi, karena diluar dugaan ternyata bukan hanya file naskah yang perlu dibackup, banyak sekali dokumen legal, perjanjian yang tak boleh tercecer historicalnya, padahal dari total arsip email 2,5 GB itu 80% disumbang oleh akun redaksi, bisa dibayangkan bukan betapa lama backupnya.

Selain itu saya memutuskan untuk melikuidasi beberapa akun email yang tak terpakai, utamanya akun yang menggunakan nama, sehingga akun dengan triunt@xxxx.com, andy@xxxx.com  sudah tidak ada lagi, hingga saat deadline pergantian sistem email saya bersiap lembur untuk membedol sistem email.

Jika umumnya bagian IT menggunakan mesin GMail untuk email lembaga, saya memutuskan untuk menggunakan mesin email dari microsoft, dulu saya menyebutnya LIVE / HOTMAIL, tapi kini lebih dikenal dengan OUTLOOK, mensetting email di GMail bagi saya lebih mudah daripada mensetting Outlook, namun demikian saya menyukai antarmuka Outlook, itulah kenapa saya punya banyak sekali email yang menggunakan Outlook, meski jika dibandingkan jumlah domain yang terdaftar di GMail dan Outlook perbandingannya 50:50, ditambah lagi sekarang GMail self domain berbayar, saya memakai laptop Mac tapi sesungguhnya saya memuji kemajuan antarmuka Windows, saya suka lihat antarmuka Lumia, dan saya suka aplikasi email Outlook di Android.

Tepat tengah malam saya mengganti sistem email, ini harus dilakukan segera malam itu dan tidak boleh molor hingga besok pagi, karena jika terjadi, maka akan banyak sekali email error karena tidak diterima akun email kami, terlebih kontrak hosting juga tinggal 2 hari lagi habis dan rencananya tidak diperpanjang, seperti layaknya merubah saya harus menset MX record pada email dan menyesuaikan parameter domain lainnya, saya lebih berhati-hati dengan Outlook, ibarat setting email jika GMail 5 menit aja jadi, jika Outlook agak-agak lama mensetnya, setelah setting dirasa sempurna, saya coba test email pertama dan sampai ke email tujuan, sebaliknya saya coba membalas email dan masuk, selanjutnya saya segera membuat akun-akun baru dengan username yang sama serta password yang sama, saya merubah juga URL redirect yang sebelumnya masuk ke roundcube dipindah ke Hotmail, dan selesailah proses itu, besok pagi semua detail akun saya kabarkan ke semisal pemegang akun email, dan akun-akun tersebut seketika berjalan normal, dari zero inbox seketika berisi, karena sebenarnya secara alamat email tidak ada perubahan alamat email.

Setelah sistem email beres, website perusahaan menjadi sangat efisien, hanya bermodal hosting 200 MB saja, bisa dipastikan biaya sewa hosting turun 90%, jadi tingga 10% dari tahun sebelumnya, namun percayalah dengan diet sedemikian ketat bukan berarti performa website menurun, justru sebaliknya naik drastis, karena saya menggunakan webhosting yang saya percaya sejak tahun 2009, dana saving itu akhirnya saya alihkan untuk menambah kualitas kenyamanan, keamanan, serta prestise website perusahaan, antara lain  dengan membeli dedicated IP, sehingga website bisa dipasangi sertifikat SSL, bagi saya jika fungsi website digunakan pula untuk jualan maka perlu ada fitur untuk memastikan bahwa saluran transaksi data lebih aman, itupun tetap membuat biaya maintenance website masih lebih hemat dari tahun sebelumnya, sejak saat itulah website punya prefix domain https://.

Ya demikian sharingnya, kesimpulannya adalah, tumpukan dan timbunan email jangan disimpan di webhosting jika memang tidak terlalu rahasia, cukup nebeng hosting di perusahaan raksasa macam Google dan Microsoft cukup untuk menghemat space.

Written by triunt

Nama lengkap saya Tri Untoro, passionate in E-Commerce @ IDpasar Network, pecinta wisata, travel writer teori, dan aktif sebagai admin travelbuck.net (Bahasa Indonesia), serta sedang dalam proses merintis berdagang secara daring di IDbuku.com, IDbatik.com, & IDhijab.com Keep in Touch : Facebook | Twitter | LinkedIn

2 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>